Informasjon til tolker om nytt system fra 1. februar 2018!

 

Hei alle tolker!

Det er sendt ut ny informasjon til alle via e-post vedrørende rutiner og signering av tolkeoppdrag.
Under finner du en kort oversikt over informasjon om signering av tolkeoppdrag

 

Hvordan logger jeg inn på portalen?
Du logger inn på https://tolkeportal.herotolk.no/nb . Husk at e-posten din er brukernavnet ditt. Har du glemt passordet kan du trykke på «påloggings problemer». Ønsker du å lage et nytt passord kan dette gjøres via samme sted.

Hvor finner jeg oppdragene mine inne i portalen?
På startsiden av portalen finner du nå alle «aktive oppdrag». Etter at et oppdrag har startet eller blitt gjennomført endrer dette oppdraget status fra «aktiv» til «forrige» eller «kansellert». Dersom du ikke finner oppdraget ditt under status aktiv må du søke på «alle oppdrag» eller «avventer signering tolk».

Hva skal signeres i den nye portalen?

 

Skal jeg registrere og signere alle telefontolkinger?
Nei, husk at du kun skal registrere forlengelse på varighet av telefontolkinger og deretter signere. Dette betyr at telefontolkinger som ikke varer lengre enn de er bestilt behøver du ikke å registrere i portalen. Du vil da bli lønnet for den tiden du har blitt bestilt.

Skal jeg levere oppdragsskjema for fremmøteoppdrag?
Her skiller vi mellom oppdrag med Automatisk/systemberegnet reisetid og oppdrag med manuelt beregnet reisetid.
På oppdrag med systemberegnet reisetid skal du ikke levere oppdragsskjema.

Oppdrag med manuelt beregnet reisetid må du alltid levere oppdragsskjema. Oppdragsskjemaet leveres ikke på e-post, men må lastes opp i tolkens portal.

Skal jeg registrere reisetid på oppdrag med automatisk/systemberegnet reisetid?
Nei, oppdrag med automatisk beregnet/systemberegnet reisetid skal ikke registreres i portalen. De lønnes automatisk etter fastsatte satser.

Hvordan vet jeg om reisetid på oppdraget er systemberegnet eller manuelt beregnet?
Se i portalen inne på ditt oppdrag under feltet «Systemberegnet reisetid/kost» Ja eller nei

Må jeg oppbevare oppdragsskjema?
Oppdragsskjema er tolkens bekreftelse på at oppdraget er gjennomført. Husk å oppbevare en signert kopi av oppdragsskjema. Dette må du fremvise for Hero Tolk dersom det oppstår uenighet om faktura.

Kan jeg signere oppdragsskjema digitalt?
Det kan du! Alle oppdragsskjema blir sendt til deg via e-post eller kan lastes ned i forkant av oppdraget via din portal. Skjemaet lastes ned i PDF format og signeres digitalt på en smarttelefon eller et nettbrett med appen Adobe Fill & Sign. Du finner denne i Google Play store eller App Store.

Dersom du ikke ønsker å signere digitalt kan oppdragsskjema fortsatt skrives ut og signeres manuelt. Vi anbefaler da at du oppbevarer en mappe med alle oppdragsskjemaene dine. Husk at oppdragsskjema må oppbevares av tolken.

Skal jeg registrere kanselleringer av oppdrag?
Kundesenteret vårt registrerer tidspunktet kanselleringen har blitt foretatt. Husk at oppdrag som avbestilles/kanselleres mindre enn 24 timer før start alltid blir lønnet.
Ved kansellering av telefontolkinger behøver du ikke å registrere noe.
Ved kansellering av fremmøtetolking kan det være lurt å be om en signatur fra kunden på oppdragsskjema dersom du allerede har kommet fram til tolkestedet. Dersom du er på vei til oppdraget vil reisetid lønnes avhengig av klokkeslettet beskjeden om kanselleringen ble sendt til deg.
Du behøver ikke å levere inn oppdragsskjema på kanselleringer eller registrere dem i portalen, men husk å oppbevare skjemaene selv.

 

Jeg har fått feil skjema, hva gjør jeg nå?
Har du fått feil oppdragsskjema må du kontakte kundesenteret vårt på tlf 02541 eller post.herotolk@heroeurope.com 

Jeg klarer ikke å registrere reisetid og reisekostnader i portalen
Kontakt kundesenteret vårt på tlf 02541 eller fagavdeling@heroeurope.com for videre veiledning.

Jeg får lite oppdrag, hva gjør jeg?
Dersom du ønsker flere tolkeoppdrag kan du kontakte kundesenteret vårt.

Skal jeg svare OK på SMS forespørsler?
Nei, du skal ikke svare OK. Du må nå trykke på linken som står i SMS- en.
Se eksempel under:

Hei Tolk !
OppdragsID: 401540, Telefon/Grønn tolk, Språk Spansk
Kunde Hero Tolk,
10.02.2018 08:00 varighet: 60 minutter.

Aksepter eller avslå oppdraget ved å klikke på linken nedenfor. Linken er gyldig til 06.02.2018 15:02

Mer informasjon om oppdraget:
http://bit.ly/2EHtxbH2312 (dette er linken)
Vennlig hilsen
Hero Tolk

Kan jeg åpne denne linken fra en datamaskin eller et nettbrett?
Ja, det kan du. 😊 Da kopierer du bare linken (eks. http://bit.ly/2EHtxbH2312) inn i nettleseren.

Bør jeg svare på SMS-en hvis jeg vet jeg ikke kan ta oppdraget?
Ja! Vi ønsker at du uansett gir oss tilbakemelding dersom du ikke kan ta oppdraget. Husk å trykke avslå!
Da vil vi raskere kunne tilby en annen tolk dette oppdraget.

 

Har du andre spørsmål kan disse rettes til carolina.fredriksen@heroeurope.com eller post.herotolk@heroeurope.com.
Vi har for tiden svært stor pågang både på e-post og telefon, noe ventetid må derfor påberegnes.

Vennlig hilsen
Carolina Fredriksen
Tolkeansvarlig for fagavdelingen