Informasjon til tolker om nytt system fra 1. februar 2018!

 

Hei alle tolker!

Det er har vært et par travle dager for kundesenteret vårt og vi jobber fortsatt med å noen utfordringer som har oppstått under omleggingen til det nye systemet. Først og fremst vil vi takke alle våre tolker, dere har vært forståelsesfulle og tålmodige under denne prosessen. Det er mange endringer som skjer og disse endringene påvirker også deres hverdag som tolk.

Husk at det fortsatt er svært mye pågang på telefonene vår, derfor kan det ta lengre tid før dere får svar på spørsmål når dere sender det på e-post eller ringer inn. Jeg vet mange av dere har spørsmål om registrering av reisetid og forlengelse av oppdrag, jeg skal forsøke etter beste evne å svare på noen av dem under.

Husk at registrering av oppdragsskjema og telefontolkinger i portalen gjelder for oppdrag fra og med den 1. februar 2018.

 

Hvordan logger jeg inn på portalen?
Du logger inn på https://tolkeportal.herotolk.no/nb . Husk at e-posten din er brukernavnet ditt. Har du glemt passordet kan du trykke på «påloggings problemer». Ønsker du å lage et nytt passord kan dette gjøres via samme sted.

Hvor finner jeg oppdragene mine inne i portalen?
På startsiden av portalen finner du nå alle «aktive oppdrag». Etter at et oppdrag har startet eller blitt gjennomført endrer dette oppdraget status fra «aktiv» til «forrige» eller «kansellert». Dersom du ikke finner oppdraget ditt under status aktiv må du søke på «alle oppdrag» eller «avventer signering tolk».

Skal jeg registrere alle telefontolkinger?
Nei, husk at du kun skal registrere forlengelse på varighet av telefontolkinger. Dette betyr at telefontolkinger som ikke varer lengre enn de er bestilt behøver du ikke å registrere i portalen.

 

Skal jeg levere oppdragsskjema?
Nei, oppdragsskjema skal ikke lenger leveres til lønningsavdelingen. Husk at du fortsatt må ha med deg oppdragsskjema på fremmøteoppdrag og få signatur på disse. De er ditt bevis på at oppdraget er gjennomført og skal kun fremvises dersom det oppstår uenighet om faktura mellom fakturaavdelingen vår og kunden. Da vil fakturaavdelingen be deg sende en kopi av oppdragsskjema.

 

Kan jeg signere oppdragsskjema digitalt?
Det kan du! Alle oppdragsskjema blir sendt til deg via e-post eller kan lastes ned i forkant av oppdraget via din portal. Skjemaet lastes ned i PDF format og signeres digitalt på en smarttelefon eller et nettbrett med appen Adobe Fill & Sign. Du finner denne i Google Play store eller App Store.

Dersom du ikke ønsker å signere digitalt kan oppdragsskjema fortsatt skrives ut og signeres manuelt. Vi anbefaler da at du oppbevarer en mappe med alle oppdragsskjemaene dine. Husk at oppdragsskjema ikke lenger skal leveres, men må oppbevares av tolken.

 

Skal jeg registrere kanselleringer av oppdrag?

Kundesenteret vårt registrerer tidspunktet kanselleringen har blitt foretatt. Husk at oppdrag som avbestilles/kanselleres mindre enn 24 timer før start blir alltid lønnet.

Ved kansellering av telefontolkinger behøver du ikke å registrere noe.

Ved kansellering av fremmøtetolking kan det være lurt å be om en signatur fra kunden på oppdragsskjema dersom du allerede har kommet fram til tolkestedet. Dersom du er på vei til oppdraget vil reisetid lønnes avhengig av klokkeslettet beskjeden om kanselleringen ble sendt til deg.
Du behøver ikke å levere inn oppdragsskjema på kanselleringer eller registrere dem i portalen, men husk å oppbevare skjemaene selv.

Skal jeg registrere reisetid på oppdrag med automatisk beregnet reisetid?

Nei, oppdrag med automatisk beregnet/systemberegnet reisetid skal ikke registreres i portalen. De lønnes automatisk etter fastsatte satser. Se i portalen inne på ditt oppdrag under feltet «Systemberegnet reisetid/kost» Ja eller nei

 

Jeg har fått feil skjema, hva gjør jeg nå?

Det har oppstått noen feil i utvikling av skjema for automatisk og manuelt beregnet reisetid.
Dette jobber support med å rette opp i og vil være på plass i løpet av de neste dagene. Dersom du for øyeblikket ikke klarer å registrere reisetid og utgifter for oppdrag med manuell beregning av reisetid inne på portalen, må du huske å oppbevare et skjema med dokumentasjon av kostnadene. Du vil motta mer informasjon fra oss når reisetid/reisekostnader på disse oppdragene kan registreres på portalen. Husk at dette kun gjelder oppdrag ved oppdrag med manuell beregning av reisetid.

Du behøver ikke å levere inn oppdragsskjema, men husk å oppbevare disse selv.

Jeg klarer ikke å registrere reisetid og reisekostnader i portalen
Her er det fortsatt en del funksjoner som ikke er helt på plass enda, men ikke fortvil!
Dersom du ikke får skrive inn ekstra kostnader på reise for oppdrag som ikke har systemberegnet reisetid, må du oppbevare oppdragsskjema og dokumentasjon inntil du får ny informasjon fra oss.
Dette vil kunne føre til forsinkelser i leveringsfrister på oppdragsskjema, men dette har vi selvsagt forståelse for.

Det aller viktigste å vite er at oppdrag med systemberegnet eller automatisk beregnet reisetid fortsatt vil bli lønnet på samme måte som tidligere, selv om du ikke lenger skal levere skjema. Kun forlengelse av varighet på oppdrag skal per dags dato registreres i det nye systemet.  

Helt til slutt kan jeg svare litt på spørsmål om hvordan du takker ja til oppdrag.
Dette er nok den største endringen vi har foretatt i det nye systemet. Mange tolker er svært fornøyd med den nye funksjonen, men det er også mange som fortsatt har en del spørsmål.

Skal jeg svare OK på sms?
Nei, du skal ikke svare OK. Du må nå trykke på linken som står i SMS- en.
Se eksempel under:

Hei Tolk !
OppdragsID: 401540, Telefon/Grønn tolk, Språk Spansk
Kunde Hero Tolk,
10.02.2018 08:00 varighet: 60 minutter.

Aksepter eller avslå oppdraget ved å klikke på linken nedenfor. Linken er gyldig til 06.02.2018 15:02

Mer informasjon om oppdraget:
http://bit.ly/2EHtxbH2312 (dette er linken)
Vennlig hilsen
Hero Tolk

Kan jeg åpne denne linken fra en datamaskin eller et nettbrett?
Ja, det kan du. 😊 Da kopierer du bare linken (eks. http://bit.ly/2EHtxbH2312) inn i nettleseren.

Bør jeg svare på SMS-en hvis jeg vet jeg ikke kan ta oppdraget?
Ja! Vi ønsker at du uansett gir oss tilbakemelding dersom du ikke kan ta oppdraget. Husk å trykke avslå!
Da vil vi raskere kunne tilby en annen tolk dette oppdraget.

 

Har du andre spørsmål kan disse rettes til carolina.fredriksen@heroeurope.com eller post.herotolk@heroeurope.com.
Vi har for tiden svært stor pågang både på e-post og telefon, noe ventetid må derfor påberegnes.

Vennlig hilsen
Carolina Fredriksen
Tolkeansvarlig for fagavdelingen